Penulisan laporan dan Teknik Presentasi

Tujuan Penyusunan Laporan

Langkah terakhir dari suatu kegiatan penelitian adalah menyusun laporan. Bagaimanapun baiknya pelaksanaan suatu penelitian, bagaimanapun bermutunya model-model yang sudah dibangun dari penelitian tersebut, belumlah dianggap benar-benar berhasil jika laporan penelitian belum dibuat. Hasil kegiatan harus ditulis dan dilaporkan, karena laporan merupakan media komunikasi antara penyusun/lembaga pelaksanaan kegiatan dengan badan-badan atau pihak lain yang berkepentingan dengan laporan tersebut. Lebih-lebih laporan tersebut merupakan hasil evaluasi, baik terhadap input, proses, output, atau dampak dari suatu kegiatan, sehingga akan sangat bermanfaat bagi pihak yang berwenangan untuk dijadikan dasar pengambilan kebijakan. Tanpa ada laporan penelitian akan sulit untuk diketahui apakah suatu kegiatan penelitian telah sesuai dengan apa yang ingin dituju. Apabila telah sesuai, faktor-faktor kekuatan apa yang mendukung keberhasilan kegiatan tersebut, apabila tidak sesuai di bagian mana/faktor-faktor apa yang menyebabkan kegiatan tersebut tidak mencapai sasaran.

Kesemua ini tidak hanya perlu diketahui oleh para penyelenggara kegiatan, tetapi juga pengambil kebijakan sehingga segera dapat diambil langkah-langkah perbaikan. Penyusunan laporan penelitian lebih merupakan sent, sehingga pengalaman penulis lebih banyak berperan dalam menambah keindahan penulisan. Bentuk laporan penelitian sangat tergantung pada siapa pembaca yang ditargetkan, apakah masyarakat luas, akademisi, atasan sendiri atau lainnya. bahasa yang digunakan, gaya bahasa yang dipakai serta istilah-istilah yang dipilih dimaksudkan supaya pembaca dapat mencerna isi laporan tersebut dan dapat memahami penemuan-penemuan yang disepakati.

Karena itu sistematika penyusunan laporan, cara penyampaian temuan, alat-alat yang digunakan serta penafsiran yang diberikan harus menemui sasaran. Walaupun pekerjaan penulisan laporan penelitian seringkali kurang mengasikkan, tetapi laporan harus dibuat, karena segala kegiatan penelitian yang telah dilaksanakan, lebih-lebih melibatkan dana masyarakat, harus dipertanggung jawabkan.

Penulisan laporan harus menyadari bahwa laporan yang dibuatnya mengemban fungsi komunikasi. Laporan penelitian yang dibuat bukan hanya bagi dirinya sendiri, tetapi sebagai alat komunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu pembaca yang dituju sangat menentukan corak laporan penelitian yang dibuat. Laporan penelitian yang dibuat untuk kalangan ilmuan akan sangat berbeda dengan laporan yang ingin disampaikan pada pembuat keputusan. Laporan juga akan berbeda dalam bentuk dan cara pengungkapannya jika laporan tersebut ditujukan kepada masyrakat awam.

Format Laporan

Dalam penyusuanan laporan, Sugiyono (1999) menyarankan sebaiknya peneliti berperan sebagai pembaca, sehingga laporan yang disajikan dapat dinilai apakah sudah baik atau belum. Laporan penelitian sebaiknya dibuat bertahap, tahap pertama berupa laporan pendahuluan, dan tahap kedua berupa laporan akhir.

Laporan pendahuluan sifatnya adalah draft yang masih perlu disempurnakan. Penyempurnaan dapat dilakukan dengan cara menyeminarkan hasil penelitian, atau mengkonsultasikannya dengan dosen pembimbing. Melalui seminar dan konsultasi kekurangan-kekurangan akan dapat diperbaiki.

Laporan penelitian adalah merupakan laporan ilmiah, untuk itu maka harus dibuat secara sistematis dan logis pada setiap bagian sehingga pembaca mudah memahami langkah-langkah yang telah ditempuh dalam penelitian dan hasilnya. Karena sifatnya alamiah, maka harus replicable, yaitu harus bisa diulangi oleh orang lain yang akan membuktikan hasil atau temuan dalam penelitian itu.

Titik tolak dalam penyusunan laporan penelitian adalah rancangan penelitian yang telah dibuat. Dalam hal tersebut kedudukan rancangan penelitian menjadi sangat penting. Kalau dalam rancangan penelitian berisi tentang langkah-langkah yang akan ditempuh dalam penelitian, maka dalam laporan penelitian berisi laporan pelaksanaan dari hasil rancangan penelitian.

Laporan umumnya terdiri dari tiga (3) bagian besar yaitu bagian awal, bagian utama, dan bagian akhir. Bab-bab pada bagian utama laporan dalam pembahasan mengenai etika penelitian bisnis telah disampaikan bahwa salah satu fungsi dari rancangan penelitian adalah sebagai alat evaluasi keberhasilan penelitian, hubungan yang erat satu dengan lainnya, bahkan bab-bab berikutnya merupakan jawaban pada bab-bab sebelumnya.

Bagian Awal

Pada umumnya bagian awal berisikan:

1. Judul kegiatan, ditulis dengan kalimat yang jelas dan padat
2. Prakata, berisi pernyataan-pernyataan tentang tujuan penulisan laporan, hubungan dengan sponsor (bila ada), dan ucapan terima kasih
3. Daftar isi, diperlukan agar pembaca dapat mengetahui bagian-bagian dari laporan dan dapat melihat hubungan yang terjadi antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Daftar isi berisi judul-judul masing-masing bab, bagian, sub bagian, dan seterusnya.
4. Daftar tabel, diperlukan apabila dalam teks terdapat cukup banyak tabel (lima tabel/lebih). Daftar tabel memudahkan pembaca menemukan tabel-tabel tertentu yang diperlukan.
5. Daftar gambar, penyediaan daftar gambar tersendiri dalam satu halaman memudahkan pembaca menemukan di halaman mana gambar tersebut ada.

Bagian Utama

Tidak ada standar tertentu untuk bagian utama. Pada umumnya bagian utama terdiri atas beberapa bagian yaitu sebagai berikut ini:

1.      Pendahuluan, antara lain berisi latar belakang penelitian, permasalahan, tujuan, dan manfaat penelitian.

2.      Kajian pustaka, memuat landasan teori yaitu teori-teori yang relevan yang dapat digunakan untuk menjelaskan variabel yang diteliti dan sebagai dasar untuk memberi jawaban sementara terhadap rumusan masalah yang diajukan (hipotesis), dan penyusunan instrument. Disini juga diperlukan dukungan hasil-hasil penelitian yang telah ada sebelumnya yang ada kaitannya dengan variabel yang diteliti. Setelah dibuat landasan teori dan hasil-hasil penelitian terdahulu, selanjutnya direkonstruksi ke dalam kerangka pemikiran. Kerangka pemikiran ini dapat dijadikan tuntunan dalam perumusan hipotesis berdasarkan atas kajian pustaka yang telah disusun.

3.      Metode penelitian, meliputi hipotesis dan rancangan penelitian. Hipotesis merupakan jawaban sementara atas permasalahan yang telah dirumuskan. Rancangan penelitian meliputi identifikasi variabel, definisi operasional variabel, penentuan sampel, teknik pengumpulan data, dan teknis analisis data.

4.      Hasil penelitian, berisi analisis data penelitian dan pembahasan. Analisis data dan pembahasan bersifat terpadu, dan penyajiannya dapat disertai label, grafik, atau bentuk lain. Pembahasan tentang hasil yang diperoleh berupa penjelasan teoritis, baik secara kualitatif, kuantitatif, maupun statistik. Hasil penelitian sebaiknya dibandingkan dengan hasil penelitian terdahulu yang relevan. Analisis data mengambil proporsi yang paling besar dibandingkan dengan bagian-bagian lainnya. analisis data dapat dilakukan melalui dua (2) tahap yaitu tahap pertama analisis deskriptif, dan kedua analisis statistic infrensial yang tertuju pada pengujian hipoteis penelitian.

5.      Kesimpulan, berisikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan penelitian merupakan jawaban dari tujuan penelitian. Kesimpulan dibuat berdasarkan hasil pengujian hipotesis. Saran yang diberikan pada laporan harus didasarkan pada data hasil penelitian, dan didasarkan pada kesimpulan.

Bagian Akhir

Pada bagian akhir laporan biasanya berisikan daftar bacaan, serta lampiran-lampiran dan lainnya bila ada.

Jenis-Jenis Laporan

Ada beberapa jenis laporan penelitian diantaranya adalah laporan ringkas atau sumir (summary report), laporan lengkap atau monograf, dan laporan untuk pengambil kebijakan. Secara ringkas masing-masing laporan tersebut dijelaskan sebagai berikut:

Laporan Ringkas (Summary Report)

Laporan ringkas diarahkan pada temuan-temuan utama saja, tanpa memasukkan desain dan metode yang dipakai dalam melakukan penelitian. Laporan penelitian ringkas dibuat sekitar lima halaman. Pada bagian awal harus terdapat pernyataan singkat tentang pentingnya penelitian, masalah yang dipelajari, dan luas serta kedalaman pembahasan. Kemudian ditulis kesimpulan dan rekomendasi yang diusul oleh temuan yang mendukungnya. Dalam laporan ringkas dihindarkan penggunaan istilah-istilah teknis.

Laporan Lengkap (Monograf) atau Laporan Panjang

Laporan dalam bentuk monograf perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini:

1. Laporan harus berisi proses kegiatan secara menyeluruh dengan mengutarakan semua teknik dan pengalaman yang diperoleh selama melakukan penelitian.
2. Penulisan laporan harus sesuai dengan kelompok target pembaca laporan. Materi serta keterangan yang diberikan harus disampaikan secara integratif, dimana kesinambungan antara satu diskusi dengan diskusi lainnya, ataupun antara satu materi dengan materi lainnya yang tidak terputus-putus.
3. Laporan harus menjelaskan hal-hal yang sebenarnya terjadi di setiap tingkatan analisa. Alternatif-alternatif pemecahan yang dilakukan perlu disampaikan dengan jelas. Janganlah dilaporkan perasaan-perasaan penulis atau hayalan-hayalan penulis tentang apa yang akan terjadi, kecuali ramalan-ramalan tersebut didasarkan fakta-fakta. Dengan kata lain laporan harus berisi rencana-rencana yang telah dibuat secara logis, bukti-bukti yang ditemukan, dan pelaksanaan penelitian yang telah dilakukan selama masa itu.
4. Jika diperoleh pengalaman-pengalaman atau penemuan-penemuan yang tidak ada hubungan dengan tujuan kegiatan, janganlah temuan tersebut dibuang, sebab ada kemungkinan hasil penemuan tersebut dapat merupakan kata kunci dalam memberi makna kegiatan lain di kemudian hari.
5. Dalam laporan juga harus disampaikan kegagalan-kegagalan serta keterbatasan-keterbatasan yang dialami disamping sukses yang diperoleh. Dengan melaporkan kegagalan dan alasan-alasan kuat mengapa kegagalan tersebut terjadi akan amat berguna bagi pengambil kebijakan dalam mewaspadakan terhadap kegagalan tersebut.
6. Sebelum penulisan laporan penelitian, terlebih dahulu perlu dibuat outline (kerangka) laporan dan baru kemudian outline tersebut dikembangkan menjadi laporan yang terperinci.
7. Laporan penelitian harus dibagi dalam bab-bab, atau bagian-bagian, sub-sub bagian dengan judul-judul yang padat, sehingga pembaca dapat lebih mudah memilih materi yang relevan baginya.

Laporan untuk Manajemen atau Pembuat Keputusan

Laporan penelitian yang disampaikan kepada manajemen atau pengambil kebijakan disebabkan penelitian yang disusun laporannya berkenaan dengan implikasi yang diperlukan dalam pengambilan kebijakan. Atau dapat juga penelitian yang dilakukan disponsori oleh badan-badan tertentu yang berkehendak untuk mengadakan diagnosa terhadap situasi ataupun dalam rangka mengadakan evaluasi terhadap suatu program kegiatan.

Laporan yang ditujukan untuk pengambilan kebijakan harus mempunyai bentuk tersendiri. Laporan yang dibuat tidak perlu dalam bentuk lengkap, karena pembuat kebijakan tidak memerlukan laporan demikian.

Program kegiatan berkehendak memecahkan masalah-masalah yang sangat menarik perhatian pembuat kebijakan berdasarkan tujuan kegiatan yang telah mereka gariskan. Karena itu laporan harus diarahkan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan usulan kegiatan yang telah disetujui bersama. Yang diperlukan dalam laporan tersebut adalah penjelasan serta diagnosa terhadap masalah. Rekomendasi ini akan dipergunakan, baik untuk meneruskan program-program yang ada, ataupun dalam rangka mengadakan beberapa perubahan, sehingga kegiatan yang akan datang dapat dilaksanakan secara baik.

Gaya laporan untuk manajemen atau pengambil kebijakan harus mendorong membaca cepat, pemahaman menyeluruh atas temuan-temuan utama dengan cepat, dan pemahaman yang tepat tentang implikasi dan kesimpulan. Nada laporan bersifat jurnalistik dan harus akurat. Judul-judul besar dan garis bawah untuk penekanan sangat membantu. Gambar-gambar dan grafik-grafik seringkali digunakan untuk menggantikan tabel. Kalimat-kalimat dan paragraph-paragraf harus pendek-pendek dan langsung.

Laporan penelitian untuk manajemen atau pengambil kebijakan biasanya terdiri atas dua bagian yaitu:

1.      Uraian mengenai latar belakang penelitian, masalah-masalah yang timbul, tujuan penelitian sesuai dengan usulan penelitian, serta ringkasan dari penemuan dengan rekomendasi-rekomendasi.

2.      Rincian dari pelaksanaan penelitian, sumber-sumber keterangan, prosedur-prosedur yang digunakan serta rekomendasi-rekomendasi. Hal-hal yang bersifat teknis dapat dilampirkan pada bagian kedua laporan.

Pembagian laporan menjadi dua tersebut amat diperlakukan agar sasaran yang ingin dituju dapat dicapai dengan baik. Pihak manajemen atau pengambil keputusan biasanya hanya membaca bagian pertama dari laporan, sedangkan bagian kedua yang berisi laporan yang lebih lengkap dibaca oleh staf bawahannya.

Laporan untuk pembuat kebijakan perlu ditulis dengan bahasa yang dapat dimengerti oleh mereka. Istilah-istilah teknis jika digunakan haruslah yang sesuai dengan penerapan di lapangan. Kata-kata yang digunakan hendaknya jangan membuat para pembuat keputusan tersebut menjadi tersinggung atau merasa tersudut.

Rekomendasi yang diberikan haruslah berdasarkan studi yang cermat, jangan sekali-sekali memasukkan rekomendasi yang didasarkan pada pemikiran-pemikiran tanpa dasar fakta.

Sebelum laporan dibuat, penulis laporan perlu mengadakan diskusi terlebih dahulu dengan pembuat keputusan tersebut. Dengan begitu sebelum memberikan rekomendasi penyusun laporan telah mempunyai kesempatan untuk memperoleh penimbang terhadap rekomendasi-rekomendasi yang akan diberikan dalam laporan.

Aturan Penulisan

Terkait dengan aturan penulisan, beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan laporan adalah sebagai berikut:

Fokus Laporan,

Sebuah laporan harus didasarkan pada satu/dua pertanyaan pokok, bukan serangkaian pertanyaan, ada kecenderungan bahwa para penyusun laporan ingin melaporkan semua hasil kegiatannya seperti juga ingin memasukkan semua tabel yang dimiliki serta data sebanyak-banyaknya, termasuk data yang tidak dibutuhkan untuk topik yang sedang dibahas.

Alinea (Paragraf)

Pada dasarnya sebuah laporan penelitian merupakan kumpulan alinea.alinea berperan penting karena alinea menunjukkan organisasi, pikiran dan gaya pelaporan seseorang. Alinea yang baik dan efektif hanya mengandung satu tema dan harus pula memenuhi syarat kesatuan pikiran dan kesatuan susunan. Kalimat-kalimat dalam alinea harus berkaitan satu sama lain, dan bersama-sama membentuk suatu bagian yang berpautan. Alinea yang baik harus menenuhi tiga syarat utama yaitu sebagai berikut:

1.      Alinea harus memperlihatkan dengan jelas suatu maksud atau suatu tema tertentu. Maksud atau tema itu biasanya didukung oleh sebuah kalimat pokok atau kalimat topik.

2.      Hubungan antara sebuah kalimat dengan kalimat yang lain harus kompak (koheren). Suatu alinea yang tidak koheren akan menghadapkan pembaca dengan loncatan-loncatan pikiran yang membingungkan, urut-urutan waktu dan fakta-fakta yang tidak teratur, atau perkembangan pokok-pokok tambahan tidak lagi berorientasi pada topic utama.

3.      Setelah meletakan inti alinea dalam kalimat topic, ide pokok itu harus dijelaskan lebih lanjut/dikembangkan dengan mengajukan contoh-contoh dan perincian untuk mengonkritkannya. Kegagalan dalam mengembangkan alinea akan menghasilkan fragmen-fragmen yang pendek.

Secara umum ada tiga (3) jenis alinea, yaitu:

a.      Alinea deskriptif, merupakan alinea yang berisi deskripsi atas suatu hal yang dibicarakan. Alinea diskripsi hanya bersifat mendeskripsikan agar pembaca menjadi lebih jelas informasi yang disampaikan.

Contoh:

Wanita banyak terlibat dalam pekerjaan seperti rumah pabrik, pedagang kecil, pembantu rumah tangga, pekerja jasa, pembersih gedung, pramuniaga, dan pekerjaan-pekerjaan secretariat. Pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan mesin, seperti operator dan teknisi, cenderung dikuasai ole laki-laki. Meskipun demikian, pergeseran sedang terjadi dalam bidang tertentu yang menunjukkan bahwa wanita semakin memiliki akses untuk terlibat dalam pekerjaan yang semua dimonopoli oleh laki-laki.

b.      Alinea induktif, merupakan alinea yang dimulai dengan paparan data atau deskripsi dan diakhiri dengan kesimpulan/abstraksi. Kesimpulan yang dibuat dalam alinea induksi dapat pula berupa tipologi yang dihasilkan dari drskripsi pada bagian awal alinea.

Contoh:

Wanita semakin terlibat dalam berbagai pekerjaan di luar rumah. Demikian pula mereka semakin memiliki kesempatan untuk memasuki pekerjaan-pekerjaan yang sebelumnya dimonopoli oleh laki-laki. Jabatan-jabatan penting telah pula dapat oleh kaum wanita. Dalam bidang politik kesempatan wanita juga semakin terbuka. Gejala ini menunjukkan tidak hanya pergeseran status dan peran kaum wanita, tetapi juga memp[erlihatkan transformasi sosial yang sedang terjadi dalam masyarakat kita.

c.       Alinea deduktif, alinea yang dimulai dengan pernyatan umum atau dimulai dengan konsep dan diikuti dengan kalimat-kalimat yang berisi penjelasan atau penjabaran dari konsep tersebut. Penjelasan selanjutnya dalam kalimat dapat berupa argumen untuk memperkuat pernyataan yang disampaikan pada bagian awal alinea, dapat juga merupakan kategori yang menjelaskan maksud.

Contoh:

Para pekerja wanita merupakan kelompok masyarakat yang mengalami proses marginalisasi. Hal ini dapat diamati dari struktur upah, kesempatan pelatihan, dan promosi jabatan. Wanita cenderung mendapat upah yang lebih rendah dibandingkan dengan pekerja laki-laki untuk pekerjaan yang sama. Dalam banyak kasus, kaum wanita juga cenderung memiliki kesempatan yang terbatas dalam pelatihan-pelatihan yang dapat meningkatkan kapasitasnya sebagai pekerja. Keterbatasan akses semacam ini menyebabkan prospek pekerja wanita untuk dipromosikan ke jenjang yang lebih tinggi terbatas.

Rangka Laporan

Langkah pertama dalam menulis laporan penelitian adalah membuat rangka laporan. Dalam laporan yang penting adalah adanya hubungan yang logis antara bab atau bagian yang satu dengan lainnya sehingga seluruhnya merupakan satu kesatuan yang utuh. Kurang mengindahkan prinsip logis logis ini, disamping akan menyulitkan pembuat laporan itu sendiri juga akan menyulitkan para pembaca laporan. Pembaca tidak dapat mengikuti alur pikiran dari awal sampai akhir dengan teratur. Pembuatan rangka laporan sangat membantu para pembuat laporan untuk terhindar dari kesalahan-kesalahan yang tidak perlu.

Rangka laporan penelitian akan sangat membantu penyusunan laporan dalam hal-hal sebagai berikut:

1.      Membantu melihat wujud ide-ide dalam sekilas pandang sehingga dapat dipastikan apakah susunan dan hubungan timbale balik antara ide-ide itu sudah tepat dan harmonis dalam pertimbangannya. Rangka laporan mencegah pembuat laporan keluar dan sasaran.

2.      Dengan memperhatikan sebuah kerangka laporan, penyusun laporan dapat melihat dengan jelas materi pembantu mana yang diperlukan.

Rangka laporan penelitian harus terurai hingga pembagian yang kecil-kecil. Makin luas uraiannya makin membantu sebab rangka laporan itulah yang selanjutnya menjadi pegangan selama penyelesaian laporan. Ia merupakan tulang-tulang dari dari sebuah laporan, tinggal melengkapi dagingnya. Bicarakan rangka laporan dengan teman sejawat untuk menerima petunjuk dan saran perbaikan.

Untuk menyusun rangka laporan ke dalam bab, bagian dari bab dan selanjutnya, terdapat dua (2) sistem yaitu sebagai berikut ini:

1.      Sistem campuran huruf dan angka

I.                   Angka Romawi besar (untuk bab)

A.    Huruf Romawi besar (untuk bagian bab)

1.      Angka Arab besar

a.       Huruf Romawi kecil

i.                    Angka Rowani kecil

(a)    Huruf Romawi kecil berkurung

(i)     Angka Romawi kecil berkurung

2.      Sistem angka dengan tambahan huruf

1.

1.1.

1.1.1

I.I.I, (a) 

Teknik Presentasi

Pengertian

Presentasi dapat dipahami sebagai sebuah kegiatan penyampaian informasi kepada public melalui sebuah orasi, baik secara langsung (face to face) ataupun melalui media. Presentasi memiliki dua (2) tujuan yaitu:

1.      Presentasi informatif, bertujuan untuk memperkenalkan hal baru pada khalayak. Presentasi ini lebih ditujukan pada aspek kognisi khalayak. Proses ini lebih dikenal sebagai sosialisasi.

2.      Presentasi persuasif, ditujukan untuk mempengaruhi sikap (attitude) dan prilaku (behavior) khalayak sebagaimana yang diinginkan presenter.

Dalam komunikasi, ada lima (5) unsur yang harus diperhatikan. Kelima unsure tersebut adalah sebagai berikut ini:

1.      Pengirim pesan (sender)

2.      Pesan yang dikirimkan (massage)

3.      Bagaimana pesab tersebut dikirimkan (delivery channel medium)

4.      Penerima pesan (receiver)

5.      Umpan balik (feedback)

Hukum Komunikasi

Lima (5) komunikasi yang efektif (The 5 Inevitable Laws of Effektive Communication) yaitu REACH sebagai berikut ini:

1.      Respect, sikap hormat dan sikap menghargai terhadap khalayak atau hadirin.

2.      Empaty, yaitu kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi orang lain. Rasa empaty akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan menerimanya. Empaty juga bisa berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik dengan sikap yang positif.

3.      Audible, dapar didengarkan atau dimengerti dengan baik

4.      Clarity, kejelasan dari pesan yang akan disampaikan sehingga tidak membingungkan si penerima pesan

5.      Sikap rendah hati, yaitu untuk membangun rasa menghargai orang lain.

Persiapan

Hal yang terpenting dalam persiapan presentasi adalah membangun rasa percaya diri dan mengendalikan rasa takut dan emosi kita, kualitas suara, bahasa dan kata-kata yang digunakan, dan komunikasi non-verbal, yaitu kontak mata, ekspresi wajah, penampilan fisik, nada suara, gerakan tubuh, pakaian dan aksesoris yang digunakan akan memberikan efek atau pengaruh yang cukup besar terhadap penyampaian pesan.

Dalam komunikasi perlu dipegang beberapa prinsip khususnya dalam persiapan mental yaitu sebagai berikut:

1.      Berbicara di depan public bukanlah hal yang sangat menegangkan.

2.      Kita tidak perlu menjadi orang yang sempurna, cerdas ataupun brilian untuk tampil di depan publik.

3.      Siapkan 2-3 poin pembicaraan/pertanyaan, karena audien akan sulit untuk mengingat lebih dari tiga hal dalam suatu waktu.

4.      Kita harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dan terarah.

5.      Kita tak perlu menganggap diri kita adalah seorang pembicara publik.

6.      Kita tidak perlu harus dapat sepenuhnya menguasai seluruh hadirin

7.      Kita harus ingat bahwa sebagian besar hadirin menginginkan kita berhasil dalam presentasi atau penyampaian pesan kita.

Beberapa hal penting lain yang perlu dipersiapan yaitu sebagai berikut ini:

1.      Durasi, yaitu panjangnya sebuah presentasi

2.      Analisis khalayak, yaitu mengenali komunikan

3.      Perencanaan presentasi, yaitu bagaimana mengorganisasi pesan dan informasi yang akan disampaikan. Misalnya diawali dengan persoalan dan diakhiri dengan penyampaian solusi terbaik.

4.      Penggunaan alat bantu visual, yaitu dengan prinsip mudah dibaca, memberikan penekanan dan kejelasan, dan sederhana.

Beberapa alat bantu yang dapat dipakai anatara lain papan tulis, Flip Charts, Overhead proyektor, Slide proyektor, LCD proyektor

Penyampaian

Beberapa pertimbangan dalam penyampaian presentasi:

1.      Komunikasi verbal, terkait dengan penggunaan bahasa yang tepat, suara, dan kecepatan dalam penyampaian presentasi dengan mempertimbangkan daya tangkap khalayak.

2.      Komunikasi non-verbal, aspek penampilan non-verbal perlu mendapat perhatian. Kontak mata, ekpresi wajah, postur, dan gerakan tubuh sedapat mungkin menunjang proses presentasi.